• Logística
• Carga
• Tecnología
• Turismo
• Pymes
• Capacitación
• Breves
• Opinión
• Cámara Colombo-Americana

Negociación profesional como instrumento
para la gestión de compras

Cualquiera que sea el negocio en el que esté ubicada su organización empresarial, sin lugar a dudas los procesos de negociación siempre están presentes en todos los eslabones de la cadena de suministros, y por supuesto, en el proceso de compras y abastecimiento. Estamos hablando de los procesos humanos inherentes a las relaciones compradorproveedor, que aplican incluso a las relaciones con los clientes internos.

No importa si el objeto social es la producción de bienes de consumo masivo o del sector de servicios, la salud o cualquiera otra actividad comercial, con toda seguridad que existen necesidades de suministro que son cubiertas necesariamente con proveedores, quienes integran el círculo de beneficios que se completa con la venta final.

Dependiendo del tipo de empresa, entre 30 por ciento y 70 por ciento del costo de producción está localizado en la compra de materias primas, empaques y servicios, de modo que cualquier optimización que se realice en el proceso de adquisiciones se refleja en el margen de la compañía. Es claro entonces que debe ser gestionado de forma competente y profesional, guiado estratégicamente y medido de manera constante y objetiva.

En un ambiente competitivo, presionados por la necesidad de reducción de costos y la búsqueda constante de incrementos en la rentabilidad, aparecen “los compradores”, personas que están a cargo de gestionar el abastecimiento de las organizaciones con base en su experiencia, estilo, convicciones y principios y de las exigencias de la organización. Aparece en este escenario “el poder de negociación”, que aunque resulte paradójico se desaprovecha e incluso se desperdicia en negociaciones que son, muchas veces, estériles, sin soporte, sin técnica, que inducen a comportamientos por parte del comprador que no son constructivos en el mediano y largo plazo y que provocan finalmente que se pierdan muchas oportunidades reales de optimización y reducción de costos.

Los expertos en negociación recomiendan a las empresas las bondades de los conceptos de visión de largo plazo, negocios ganar-ganar, beneficio mutuo, cooperación, competencia, transparencia, acuerdos equitativos y construcción de relaciones para el camino hacia la competitividad y la sostenibilidad. Dichos conceptos se sustentan en los estudios desarrollados por la escuela de Harvard (Fisher, Ury y Patton) y otros investigadores dedicados al proceso de negociación y a la búsqueda de competitividad y productividad para las empresas. Resulta paradójico, entonces, encontrar en las mesas de negociación actitudes y argucias que están más que alejadas de los conceptos arriba mencionados, siendo frecuente encontrarse en el día a día con incumplimientos de acuerdos, mentiras,
presiones, amenazas, verdades a medias, imposiciones, aplazamientos de contratos, incumplimientos a las promesas de servicio y otros comportamientos que finalmente resultan nocivos para el negocio.

El comprador llega a su posición en la organización generalmente sin mayor preparación y debe enfrentarse con vendedores expertos, entrenados en la artes de convencer y vender. Es clara la necesidad de preparación para acceder al área de compras de la compañía y de una formación profesional en las artes de la negociación, pues finalmente los contratos suscritos o una simple “orden de compra” son la consecuencia del proceso de negociación desarrollado por las partes. Los contratos,
ofertas mercantiles y órdenes de compra que soportan las transacciones de compra y venta son meramente documentales, de modo que plasman por escrito lo negociado. Y todo tiene una dialéctica totalmente humanista como ya habíamos mencionado. Es necesario entonces educar y capacitar a los compradores para efectos de que los contratos y órdenes de compra resultantes sean los adecuados para la empresa y para su entorno, siguiendo las teorías modernas sobre stockholders y responsabilidad social empresarial.

Si se acepta el hecho de que el comprador y el vendedor deben estar en continuo contacto como consecuencia natural de sus responsabilidades, no se podría esperar que las negociaciones fluyan de forma eficaz y eficiente si existen prevenciones y prejuicios entre ambos. La comunicación y la confianza (dos características muy humanas) son la base de una excelente relación de negocios entre clientes y proveedores y recordemos aquí que los procesos de generación de confianza son difíciles de construir y muy fáciles de destruir.

Errores y formación

Todo proceso de negociación ejecutado por el área de compras implica la toma de decisiones que producen impactos en la empresa, no solamente financieros, entendiendo que los demás eslabones de
la cadena interactúan de manera directa entre sí. Una decisión de compra de un tamaño de lote inadecuado, por ejemplo, producirá paradas de máquina y pérdida de ventas si es insuficiente, y seguramente costos adicionales de almacenamiento, inventario y de capital si es excesivo. El comprador moderno debe ser una persona con las competencias laborales y el conocimiento transversal de los procesos logísticos de la empresa que le permita desempeñarse de manera óptima, esto en adición al conocimiento de los intríngulis técnicos de la compra como tal. La instrucción requerida para un comprador profesional divide en dos grandes campos: Preparación académica en logística y administración de la cadena de suministros. Aquí se incluye la preparación previa (pregrado) en ramas de la ingeniería y la administración. Además, preparación en lo referente a negociación, incluyendo técnicas de comunicación no verbal, método Harvard y habilidades gerenciales.

En lo referente al segundo punto, el comprador profesional y experimentado tiene muy claro que si no se prepara adecuadamente para la negociación, estará en desventaja ante el vendedor que llega con un objetivo claro y la información necesaria para argumentar su posición de negocio y puede tratarse de la venta de un producto nuevo, del incremento en precios de uno ya existente, de una nueva condición de pago, entre otras. Se trata entonces de preparase con información del negocio, pronósticos de ventas, pronósticos de compras, estado del arte en el medio, volumen de compra, estado de la cartera con el proveedor, estructura de costos del bien a comprar, implicaciones geopolíticas y las demás informaciones inherentes al negocio, que lo puedan afectar.

Citando a Sun Tzu (El arte de la guerra, Siglo V a.c): “El sabio gana la batalla antes de luchar, el ignorante debe pelear, si quiere tener posibilidades”. En una época en la que la información es la reina, el no usarla es simplemente la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Para terminar, y citando a Fisher, Ury y Patton, es claro que el enfoque humanista del proceso de negociación se basa en las relaciones de poder entre las partes, los procesos de comunicación y el convencimiento o no de los beneficios de relaciones de negocio de largo plazo, que permitan incluso inventar opciones para avanzar con las negociaciones, encontrando oportunidades que a simple vista no eran tan claras. La formación de los compradores y responsables de las negociaciones es vital para lograr los objetivos señalados. Solo un comprador debidamente entrenado podrá afrontar los retos de los próximos cinco o diez años.

El mundo de los negocios se mueve en torno a cooperación, alianzas estratégicas, desarrollos conjuntos y calidad. No en vano se realizan los acuerdos comerciales entre países e incluso entre bloques de países. El no estar preparado adecuadamente significa de manera tácita el estar dispuesto a “dejar dinero sobre la mesa” y a cometer errores costosos y, lo peor, a dar ventajas a la competencia.

*Consultor empresarial.
Se ha desempeñado como
Jefe de compras y suministros en
Colombiana Kimberly Colpapel y ha
sido gerente de logística en empresas
del sector del transporte de carga y
operación de centros de distribución.
rherrera@axonlogistica.com